Als u met een werknemer een arbeidsovereenkomst sluit legt u in deze overeenkomst uw afspraken met hem of haar vast. De afspraken die u met elkaar overeenkomt worden beheerst door drie soorten regels. Datgene wat vast is gelegd in de wet, bepalingen van een cao voor zover er een cao op uw bedrijf van toepassing is en tot slot dat wat u vast legt in de arbeidsovereenkomst.

Bij wet bent u niet verplicht een reiskostenvergoeding te betalen voor de reiskosten voor woon- werkverkeer. Bij cao kan wel worden bepaald dat u een reiskostenvergoeding verschuldigd bent. Waar dit voorheen nog met regelmaat werd opgenomen in een cao is dat nu nog slechts bij enkele cao’s. Veel cao’s bepalen wel dat u als werkgever een kilometervergoeding moet betalen als uw werknemer met zijn eigen auto of vervoermiddel dienstreizen moet maken.
In alle andere gevallen komt u een reiskostenvergoeding voor woon- werkverkeer schriftelijk in uw arbeidsovereenkomst met uw werknemer overeen.

De hoogte van de reiskostenvergoeding voor woon- werkverkeer bepaald u zelf. Weet wel dat u fiscaal slecht 19 cent per kilometer mag vergoeden. Op hetgeen u meer vergoed wordt gezien als loon waarop loonbelasting moet worden ingehouden. Indien de mogelijkheden daarvoor zijn kunt u binnen de regels van de werkkostenregeling (WKR) toch onbelast een hogere kilometervergoeding verstrekken. De voorwaarden daarvoor leggen wij u uiteraard graag uit.

Wil u over dit onderwerp of andere werknemerszaken meer informatie neem dat gerust contact op met ons kantoor. Wij leggen u het graag uit.
 

Ondernemers stellen ons met regelmaat de vraag of zij verplicht zijn een kasboek voor hun onderneming bij te houden. Indien u beschikt over een ondernemingskas moet u daarvan ook een registratie (kasboek) bijhouden.

Wanneer is er nu sprake van een ondernemingskas? Vanwege het feit dat u als ondernemer wel eens een transactie contant voldoet, bijvoorbeeld de aankoop van een rol plakband bij de kantoorboekhandel, maakt nog niet dat die betaling vanuit de ondernemingskas wordt voldaan. Dit is veeleer een betaling die wordt gedaan vanuit de persoonlijke portemonnee van de ondernemer dan uit een ondernemingskas. In een dergelijk geval waarbij er sprake is dat er incidenteel een betaling wordt gedaan voor kleine uitgaven, is er geen sprake van een ondernemingskas. Uiteraard dient u wel uw uitgave te declareren bij uw onderneming zodat wij die als kosten ten laste van het resultaat  kunnen verwerken.

Wat als ik een verkoopfactuur contant betaald krijg maar geen kasadministratie heb? Het kan andersom ook voorkomen dat u incidenteel geld van een klant ontvangt. Als u het geld op uw zakelijke rekening stort en zorgt dat u er bij vermeld dat het gaat om de ontvangst van een verkoopfactuur kan dit alsnog op die wijze correct in uw administratie worden verwerkt en hoeft u ook dan geen kasboek bij te houden.

Wanneer u wel een kasboek bij moet houden, is als u structureel van uw afnemers contante bedragen ontvangt en daarmee eventueel ook weer aankopen doet.

Het bijhouden van een kasboek mag op papier of elektronisch (bijvoorbeeld met Excel). U legt vast wat de inkomsten en uitgaven zijn die in uw kas plaatsvinden. Zoals uw bank voor u bijhoud wat er op uw bankrekening gebeurt aan bij- en afschrijvingen, houdt u zelf in chronologische volgorde bij wat er in uw kas gebeurt. De bladzijde van uw kasboek kunt u vergelijken met het afschrift wat u van uw bank ontvangt (of tegenwoordig: zelf download).

Regelmatig maakt u een telling van uw kasboek en controleert of het saldo volgens uw kasadministratie feitelijk klopt met het fysiek aanwezige kasgeld.

Wanneer u geen kasadministratie heeft bijgehouden waar dit wel had gemoeten kan dat soms leiden tot vervelende fiscale gevolgen. Een kasadministratie is alleen op orde te houden door daar met grote regelmaat aandacht aan te besteden. Wilt u meer weten of u een kas moet bijhouden en hoe dat dan moet, neem dan contact met ons op.